כל כך צעיר מה הוא כבר יודע-אימון למנהל צעיר

מ‏07 פברואר 2021

 אלי היה בן 31 כשנבחר לנהל מחלקה מורכבת וחשובה מאד בארגון.

הלשונות צקצקצו כנגד המנכ"ל שמנחית  אותו מבחוץ. " כל כך צעיר, מה הוא כבר יודע? בסה"כ הקים עסק עצמאי קטן. ..מה בין זה לבין ניהול צוות עובדים הטרוגני ומורכב, תקציב עם מחזור של עשרות מיליוני ש"ח וקהל לקוחות קשים ותובעניים?! 

המנכ"ל האמין בו. זיהה את הברק בעינים, היצירתיות והנחישות. שלח אותו אלי לאימון והכשרה.  מנהלים צעירים מתחזקים מאד וחוסכים לעצמם ולארגון שכ"ל יקר מעשי ורגשי כשמלווים עם כניסתם לתפקיד.

התחלנו מתרגיל  מזהה חוזקות דרך תחנות חיים משמעותיות. רשימת החוזקות הלכה והתארכה. ארגז  "כלי העבודה" של אלי היה עמוס בתבונה, מנהיגות, חריצות, יוזמה, תעוזה וכשיורי הקשבה ותקשורת מצוינים. הם שהקנו לו את היכולת לנהל צוות מאד הטרוגני שחלקם בגיל של ההורים שלו.

 "מזהה חוזקות דרך תחנות חיים ", עשיתי עם  מאות רבות רבות של מנהלים באשר הם אנשים מגלים את "עצמם". גם אם הם מנכ"לים, יו"רים, בעלי ניסיון ,קבלות וקורות חיים מלאי הישגים. רובם ככולם נוכחים שהביקורת העצמית  קלה לזיהוי , זה קול שנשמע תמיד: מה לא עשית מספיק טוב, במה נכשלת, מה יש לשפר, מה עוד לא הושג. ואילו החוזקות הרבה פעמים, מטושטשות, מצומצמות, נלקחות כמובן מאליו.

מהחוזקות עברנו לניסוח חזון אישי וארגוני, לרכישת כלים לשיפור התקשורת, אסרטיביות ומבנה ארגוני מותאם.

אלי הוא היה מאד פתוח לאימון. הגיע לכול פגישה מלא מוטיבציה, מחוייב לשינוי, למשימות הבית. הוא הלך והתחזק, קידם והתקדם.

אחרי חודשים אחדים כבר הורגש השינוי. שביעות הרצון של הלקוחות הרקיעה שחקים, הריווחיות עלתה. הרבה אתגרים בניהול הצוות ליוו אותנו עדיין. ועם זאת אלי הלך מחייל אל חייל בהתחזקותו, במנהיגותו. סיימנו תקופת האימון כשהוא מנהל מוביל בארגון.

השבוע הוא חזר לפגישת אימון לאחר פרידה של למעלה משנה. במהלך החודשים האחרונים היה בחופשה עקב נסיבות משפחתיות . כשחזר מצא ארגון מבולגן, צוות שצריך "גננת". הוא בא אלי עם תחושה שאיבד מוטיבציה. עם השאלה אולי לעזוב?!

בתום מפגש האימון  יצא עם תובנות ברורות: " יש לי הזדמנות לעשות סדר מחדש, להיפרד מעובדים שיצאו לחל"ת ולא ישובו, לחזור לאחוז בהגה ולהחזיר את הארגון לנהלים וסדרים שהנחלתי לפני יציאתי לחופשה הארוכה לדרך הניהול שלי שהוכיחה עצמה כל כך, "

הוא שם לב כמה הביקורת העצמית שהתגברה. ונזכר להזכיר לעצמו את חוזקותיו.

אלי המנהל הצעיר, בולט במנהיגות, נחישות, עצמאות, תעוזה. בין כול המנהלים הרבים והמנוסים שסביבו , המנכ"ל עוזב והציע לאלי להחליפו.

 

ביקורת עצמית מהי?

זוהי ביקורתו של המבקר הפנימי שחור המשקפיים המוביל אתכם בדרך תעתועים וחתחתים. 

הוא רוצה, הוא אוהב לראותכם בברכיים שרוטות מסלעים עליהם קפצתם ונפלתם, מזיעים, מתאמצים ושוב קמים ונופלים.

וכך הוא מטעה אתכם בחשיבתכם שמטרתו חיובית, שיש לו הישגים, שהוא תורם להישכים שלכם. 

נכון אולי שמקדם את הישגיכם, אך מה עם שביעות רצונכם מעצמכם? אתם מכלים את זמנכם וכוחכם כדי לגבור עליו, כדי להוכיח עצמכם ולעצמכם. זה הוא שבתוככם, או אמא או אבא שלכם שאולי לא היו די מרוצים מכם.

ומה עם החיים שעוברים בינתיים?

מה עם מדד שמחת החיים שלכם?

איך אלו מושפעים ממנו, מהמבקר שלכם?

תנו תשומת לבכם אליו ומדדו את מדד השמחה הרגעי, היומיומי שלכם, שאתם לצדו. היו ברוכים.

עברתי בית

 

אני נרגשת. ככה מתרגשת, רק מההחלטה וביצועה, רק מהשינוי. אין כאן הוצאה כספית משמעותית, אין כאן סיכויים ממשיים. עשיתי ועשינו, כזוג וכמשפחה הרבה הרבה יותר. כמה נפלא ככה, בכל גיל, לחוות התרגשות מעוד צעד של התקרבות לעצמי, לשינויים הרצויים לי ומתאימים לי יותר עכשיו.

כי הרי אני משתנה והעולם משתנה ומשפחתי משתנה, אז איך שלא תשתנה סביבת מגוריי?! הגשמת מאוויי קידמה אותי לאורך חיי. הקושי הפיזי שהיה כרוך בזה היה בו טעם מתוק של הגשמה. זה מהותו של השינוי. שינוי נפלא שינוי מקדם. עושה שינוי בהתלהבות ואהבה.

סיפור חיי זה מה שהנני

סיפור חיי זה מה שהנני
זה לא רק מה שקרה
זה מה שאני בוחרת לספר
זה מה שאני בוחרת לשמר
וזה משתנה מעת לעת
מעונה לעונה
משנה לשנה.

לבכות את עברי?!
כמה שזה לא בריא.

זו מהותו של אימון,

אימון שמשנה כיוון.

במקום לומר "אין לי ברירה
ככה נולדתי ככה חונכתי,ככה חוויתי"
מתאמנים ומתרגלים
שהכל בחיים
זו בחירה.

בחירה במקום קושי לראות אתגר
ומה שלא קרה היום יכול לקרות מחר

במקום " בסדר"
נגיד "נהדר"
במקום משבר
נגיד הזדמנות

כי תמיד בפינו לבחור איך לספר
סיפור אחר, זהוב יותר .

ממליצה בחום.
תנסו את זה.

איך מתנהל היומן שלך?מה רשום בו?

בפגישותיי עם מנהלים אני רואה שהרוב רושמים רק פגישות שנקבעו עם אנשים אחרים.
כך נראה היומן "אורירי " ואיננו משקף כלל ועיקר את עומס המטלות וסדר היום: הכנת ישיבה, כתיבת מאמר, ארוחות, זמני משפחה, זוגיות, ספורט ,בילויים , סידורי בנק, דואר, תיקונים בבית, גינה ,בישול, כביסה, מוסך ,טלפונים, קריאת חומר מקצועי .....המון המון מחויבויות או בחירות חשובות אינן רשומות.

התוצאות האופיניות למצבים אלו:

• אוכלים בייגלה בישיבה במקום ארוחת צהריים- פגיעה בבריאות, במשקל.
• במשפחה- תמיד יש עוד ועוד מטלות לעשות שלא היו רשומות .הן "נדחקות" לקצה היום והרבה פעמים נדחות שוב ושוב.
• תחושה של עומס תמידי בגין המשימות הבלתי כתובות שנערמות בראש.
• הזדמנות לביקורת עצמית גבוהה (עוד ) יותר, כשאתה בוחן את יומנך בסיום יום/שבוע ואומר לעצמך: "איך ברח לי היום הזה?..מה עשיתי?."

יונת מנהלת משאבי אנוש מצליחה שהחליטה לעזוב את סיר הבשר הבטוח ולעשות הסבה.
למדה עיצוב אופנה ופתחה עסק.
כשהגיעה אלי, לאחר 6 שנים, כבר היה לה מוניטין בתחומה, לקוחות שהגיעו מפה לאוזן והכנסות שגדלות משנה לשנה..ועדיין היא לא מרוצה.

בפגישתנו התלוננה על עצמה על משקלה שלא יורד. הסבירה שהרבה פעמים היא עם לקוחות ואיננה מצליחה לאכול , מגיעה בערב הביתה גוועת מרעב ואז אוכלת מכול הבא ליד.

ביקשתי לראות את היומן שלה.
כצפוי, ביומן פגישה או שתיים ביום והשאר ריק.
הוא נראה אורירי.

כששיתפה את בעלה בתחושת העומס היה שואל " מה עשית היום כול היום?...היתה לך רק פגישה אחת?!!"

והיא היתה מסתכלת על עצמה ועל היומן ותוהה " מה באמת עשיתי..לאן עף לי היום הזה?"

אתם בעלי עסק/מנהלים , בני זוג, הורים, חברים, מתנדבים...כל כך הרבה תפקידים על כתפייכם.

ומה אתים עושים כול היום?

אם הנכם בעלי עסק, זכרו שהוא דורש זמן מנכ״לות; חשיבה לעתיד, כתיבה ופרסום, פגישות שיווקיות, קריאה, קורס לקידום מקצועי, מעקב פיננסים.
ובנוסף, יש גם בית, קניות, ניקיון, בישולים, תיקונים, ספקי בזק אינטרנט או כבלים, הילדים , הסעות, שיעורי בית, רופאים מורים, טלפונים להורים, לחברים, ברכות בפייס בוק לימי הולדת, זמן איכות עם הבעל, הרמת רגלים בסלון לקריאת ספר או טלוויזיה ספורט והרשימה עוד ארוכה.

כול אלו חייבים למצוא את עצמם ביומן כדי לתת לכם תמונת אמת של עיסוקייכם. זה חשוב כדי לבחון כמה זמן מושקע בתחומי הפעילות השונים ולוודא שהוא בהתאם לסדרי העדיפויות שלך.

יונת לקחה את המשימה בהתלהבות. בפגישתנו הבאה כבר הציגה לי את יומן האמת שלה. לא היה בו אויר לנשימה מרוב משימות ולחץ. בנינו את סדר השבוע והתאמנו את יעדי ההכנסה ליכולת שלה לפנות בעת הזאת זמן לעסק.

סדרו את היומן שלכם בתכנון חודשי/שבועי/יומי כך שיכיל את כל הדברים החשובים עבורכם. כך תוכלו להבטיח בסיכוי גבוה שתקדישו להם זמן וכן תוכלו לבצע תחקור ושיפור התכנון, במידה ולא תעמדו בו.

בהצלחה

שיטה פשוטה למיון וארגון המידע - הדרך שלך לשפר שיטות הניהול

נועם מנהל ש"צנח" מחוץ לחברה ,

הגיע על סמך כישורים אישיים ,אכפתיות, מסירות, יצירתיות גדולה מאד. ללא כול ניסיון ניהולי. כדרכם של אנשים יצירתיים מאד, גם נועם שופע רעיונות כמו מזרקה. עם זאת, מתקשה לשמור על סדר וארגון בהוצאתם לפועל. נועם ביקש להיפגש איתי כדי לשפר את שיטות הניהול  שלו.

 נועם הגיע לפגישה  ואמר :"את יודעת אין שום משבר..סה"כ הדברים עובדים ממש טוב, אני מרגיש שלמדתי הרבה בתהליך האימון . אני כבר הרבה יותר מנהל מעובד, שהייתי בתחילת הניהול שלי".

טוב מאד, אמרתי.

 אם כך, על מה תרצה שנתמקד בפגישתנו  היום?

נועם הוציא מהתיק  3 מחברות מסמורטטות

 וקלסר עב כרס ששוקל כמה ק"ג  ואמר: "  אסתכל כאן, בבלגן שלי, אם אני מוצא מה שכתבתי ,כדי לדעת מה אני רוצה לדבר אתך."

ההמשך כבר היה ברור לי. 

העובדה שהניהול שלו   רגוע הרבה יותר, הינה אפשרות והזדמנות לשפר עוד ועוד, ע"י בחינת מרכיבים שונים בסדר היום שלו, מציאת תובנות ושיפורן.

הזדמנויות אותנטיות שכאלה, הן מקפצה לאימון,

 כיון שנובעות ישירות מהמנהל וסביבת העבודה שלו. הצעתי לעבוד על שיטת הסדר וארגון המידע שלו.

"מה השיטה שלך בארגון המידע והניירת ?"

נועם: "אין שיטה. יש בלגן אחד גדול".

איך אתה מסתדר?

מסתדר...לאט לאט. מחפש כול פעם בין כול הניירות, אם יש משהו שאני זקוק לו.

עברנו על הקלסר והמחברות. נועם זרק 90% מהדפים שכבר אינם רלוונטיים. 3 ק"ג נייר. חזר מהפח בחיוך רחב "הלוואי והייתי יכול לרדת ככה במשקל.. כבר אני מרגיש הרבה יותר קליל. איזו הרגשה נהדרת".

את אלו שהשאיר מיינו  לתיקיות לפי קטגוריות : עובדים, פרויקטים, פיתוח, מנכ"ל, פרסום ושיווק .

בסיום פגישתנו נועם לקח על עצמו משימות :

1.    עיצוב מחודש של  טופס שביעות רצון מיושן ,שאיננו הולם את פני המקום.
2.    לכתוב ולתייק אך ורק בקלסר.

דברנו על השיטה.

• ·        סדר וארגון -מי שאין לו את הכישורים האלה מלידה, חשוב שיסגל  לו שיטה שעם הזמן תהפוך להרגל, שתתמוך בביצוע מסודר.
• ·        השיטה נלמדת ומאפשרת לך לחזור אליה בכול יום מחדש.
• ·        הסדר שנוצר מאפשר לך להגיע מוכן לפגישות עם עובדים, מנכ"ל , לקוחות או הנהלה כשאתה יודע מה היה ומה הולך לקרות.
• ·         מיקום מקצועי ותדמיתי שמשדרג את מקומך כמנהל בעיני לקוחות, עובדים וממונים.
• ·        חסכון בזמן- אתה יודע בדיוק איפה שמת כול מסמך.

שליטה שלך במידע =הגדלת הביטחון העצמי 

מי שרוצה לנהל טוב יותר את החברה , יטפל נכון ויקדם את הניהול של הסמנכ"לים באופן מידי

יעל מנהלת תפעול ותיקה, בתעשיית המזון. היא  צמחה מלמטה. חרוצה מסורה עד מאד והמנכ"ל לא מרוצה. העבודה רבה, העובדים עובדים מבוקר עד לילה, חוסר סדר, האווירה לחוצה.

קראו לי לעשות אתם סדר .להוריד עומס ,להעלות שביעות רצון. היו"ר חושש שהעובדים יתחילו לעזוב.

בשיחת האבחון ,יעל סמנכ"לית התפעול, מתארת שוב ושוב את הנסיבות החיצוניות: מחסור בעובדים, הדירקטורים לא מבינים, מזג אויר, מחסור בעובדים, בחומרי ייצור ועוד.

הכול תלוי באחרים? היכן את?

אני מנסה לחדור את השריון העבה שלה ,ללא הצלחה. "כול הבעיה באחרים ולכן גם הפתרונות בידיהם".ממש כמו צב היא מכניסה ראש ורגלים בכול איום חיצוני ומתעלמת מהנסיבות כאילו אינן בשליטתה.

אם כך, אין לך השפעה על התוצאות?

היא מסכימה. "זה נשמע אולי לא הגיוני ,אבל זאת האמת".

כיון שהיא מייחסת לאחרים את ההשפעה על המצב הגרוע, גם הפתרונות בידיהם משמע לה אין שליטה. ניתוח כזה של המציאות שלה משפיע עליה באופן הבא (תאוריית הייחוס /פרופ' הרולד קלי ):

•  העמדה שלה- "אין מה לעשות, הם {ההנהלה} לא מבינים את העומס, לא מאשרים מספיק עובדים"
• הרגשות שלה-תסכול, הקטנת בטחון עצמי
• השפעה על ההתנהגויות שלה -היא יורדת בקביעות לפסי הייצור עובדת עם העובדים ,עסוקה מעל הראש בעבודה, בכך מקבעת את המצב ומצדיקה את חוסר הזמן שלה לנהל.

יעל  איננה מנהלת. היא מתפקדת כראש צוות. במצב כזה, לא נראה פתח  לשינוי.

בפגישתנו יעל אטמה עצמה. כול דרך שניסיתי לסדוק בשאלותיי את חומת המגן שלה, כדי לשמוע היכן היא רואה את יכולתה להשפיע על המצב, לא הועילה. היא חזרה על גרסתה מכול כיוון ודרך. שורתה התחתונה היא: "אין לי השפעה על המציאות".

"יעל,  את מבינה שבדברייך אלו את מרימה ידיים.מי יעשה את השינוי אם כך?"  

 כשמנהלים מייחסים לאחרים את הכוח והשליטה על המצב הם  מוציאים מידיהם, במו ידיהם,  את האפשרות לנהל ובוודאי לא יוכלו להנהיג.

שתפתי את המנכ"ל שאני קורבה להחלטה שאין סיכוי לשיפור .המנכ"ל היה ספקן מאד לגבי הסיכויים לשינוי מראש אך עדיין לא רצה להרים ידיים. החלטנו שאמשיך פגישה נוספת .

מה יהיה עם יעל ?

היא סוגרת עצמה לראות את האחריות שלה, את החלק שלה, את יכולתה  להשפיע ולשנות. אם תמשיך כך,  לא אוכל לסייע לה לעשות את השינוי המצופה ממנה: להתחיל לנהל ועוד יותר מכך להנהיג.

היא עוד לא יודעת, אך המנכ"ל יאלץ להיפרד ממנה.

כול עוד דברנו  על האירועים , היא נשארה בעמדותיה , כמו משוריינת המגינה על עצמה מפני כול התבוננות פנימה . 
הורדתי מהמדף במשרדי קופסת קלפי השראה מצוינים ( Points of you ).

באמצעות התמונות והמילים הצמודות אליהן, היה עליה לענות על 5 שאלות:

1.    מהו הנושא האמיתי?

2.    מה מקדם אותי?אילו איכויות עומדות לרשותי?

3.    ממה אני נמנעת?מה מעכב אותי?

4.    מה דרוש לפתרון?למה לשים לב?

5.    מהי התובנה?מה עלי לעשות?

לאחר שעה ,של עבודה עם אסוציאציות לתמונות ומענה לשאלות, יעל יצאה עם תובנות חדשות :"אני יותר חברה ממנהלת. חוששת לאבד את החברות עם העובדים. הרבה פעמים אני עושה בעצמי במקום להגיד לעובדים שיעשו ,נמצאת אתם במעגל השווים ...אין מי שמוביל" ..

נשמתי לרווחה. בזכות האסוציאציות, שעלו דרך התמונות שבקלפים ,יעל העלתה והבינה חלקים פחות נגישים ומודעים בהתנהגותה . היא הצליחה סוף סוף להעביר  את מבטה אל עצמה פנימה, העלתה תובנות שהיו קיימות אך מוסתרות מפניה. היא הסכימה ,בלי לתכנן זאת מראש, להשיל מעליה את המסך שמטשטש את אחריותה מפניה .

השינוי החל, כשיעל לקחה אחריות על המצב והבינה מה  מהותו של השינוי שעליה לעשות. ומכאן כבר יכולתי להמשיך לעבוד איתה, כדי לתמוך בתהליך השינוי שעליה לעבור מול עובדיה וקודם כול מול עצמה..

כשמנהלים שלכם מייחסים לאחרים את הכוח והשליטה על המצב, 
הם  זקוקים לעזרה כדי לגבור על חששות ופחדים, 
שחוסמים  את יכולתם לנהל .

•