יום חמישי, 16 במרץ 2017

שיטה פשוטה למיון וארגון המידע - הדרך שלך לשפר שיטות הניהול


תוצאת תמונה עבור צנחןנועם מנהל ש"צנח" מחוץ לחברה ,
הגיע על סמך כישורים אישיים ,אכפתיות, מסירות, יצירתיות גדולה מאד. ללא כול ניסיון ניהולי. כדרכם של אנשים יצירתיים מאד, גם נועם שופע רעיונות כמו מזרקה. עם זאת, מתקשה לשמור על סדר וארגון בהוצאתם לפועל. נועם ביקש להיפגש איתי כדי לשפר את שיטות הניהול  שלו.

 נועם הגיע לפגישה  ואמר :"את יודעת אין שום משבר..סה"כ הדברים עובדים ממש טוב, אני מרגיש שלמדתי הרבה בתהליך האימון . אני כבר הרבה יותר מנהל מעובד, שהייתי בתחילת הניהול שלי".
טוב מאד, אמרתי.
תוצאת תמונה עבור מחברות ישנות אם כך, על מה תרצה שנתמקד בפגישתנו  היום?
נועם הוציא מהתיק  3 מחברות מסמורטטות
 וקלסר עב כרס ששוקל כמה ק"ג  ואמר: "  אסתכל כאן, בבלגן שלי, אם אני מוצא מה שכתבתי ,כדי לדעת מה אני רוצה לדבר אתך."
ההמשך כבר היה ברור לי. 
העובדה שהניהול שלו   רגוע הרבה יותר, הינה אפשרות והזדמנות לשפר עוד ועוד, ע"י בחינת מרכיבים שונים בסדר היום שלו, מציאת תובנות ושיפורן.


תוצאת תמונה עבור טרמפולינההזדמנויות אותנטיות שכאלה, הן מקפצה לאימון,
 כיון שנובעות ישירות מהמנהל וסביבת העבודה שלו. הצעתי לעבוד על שיטת הסדר וארגון המידע שלו.
"מה השיטה שלך בארגון המידע והניירת ?"
נועם: "אין שיטה. יש בלגן אחד גדול".
איך אתה מסתדר?
מסתדר...לאט לאט. מחפש כול פעם בין כול הניירות, אם יש משהו שאני זקוק לו.
עברנו על הקלסר והמחברות. נועם זרק 90% מהדפים שכבר אינם רלוונטיים. 3 ק"ג נייר. חזר מהפח בחיוך רחב "הלוואי והייתי יכול לרדת ככה במשקל.. כבר אני מרגיש הרבה יותר קליל. איזו הרגשה נהדרת".

את אלו שהשאיר מיינו  לתיקיות לפי קטגוריות : עובדים, פרויקטים, פיתוח, מנכ"ל, פרסום ושיווק .
בסיום פגישתנו נועם לקח על עצמו משימות :
1.    עיצוב מחודש של  טופס שביעות רצון מיושן ,שאיננו הולם את פני המקום.
2.    לכתוב ולתייק אך ורק בקלסר.
דברנו על השיטה.
  • ·        סדר וארגון -מי שאין לו את הכישורים האלה מלידה, חשוב שיסגל  לו שיטה שעם הזמן תהפוך להרגל, שתתמוך בביצוע מסודר.
  • ·        השיטה נלמדת ומאפשרת לך לחזור אליה בכול יום מחדש.
  • ·        הסדר שנוצר מאפשר לך להגיע מוכן לפגישות עם עובדים, מנכ"ל , לקוחות או הנהלה כשאתה יודע מה היה ומה הולך לקרות.
  • ·         מיקום מקצועי ותדמיתי שמשדרג את מקומך כמנהל בעיני לקוחות, עובדים וממונים.
  • ·        חסכון בזמן- אתה יודע בדיוק איפה שמת כול מסמך.

שליטה שלך במידע =הגדלת הביטחון העצמי 




יום רביעי, 15 במרץ 2017

מי שרוצה לנהל טוב יותר את החברה , יטפל נכון ויקדם את הניהול של הסמנכ"לים באופן מידי



תוצאת תמונה עבור חוסר סדר וארגון
יעל מנהלת תפעול ותיקה, בתעשיית המזון. היא  צמחה מלמטה. חרוצה מסורה עד מאד והמנכ"ל לא מרוצה. העבודה רבה, העובדים עובדים מבוקר עד לילה, חוסר סדר, האווירה לחוצה.
קראו לי לעשות אתם סדר .להוריד עומס ,להעלות שביעות רצון. היו"ר חושש שהעובדים יתחילו לעזוב.
בשיחת האבחון ,יעל סמנכ"לית התפעול, מתארת שוב ושוב את הנסיבות החיצוניות: מחסור בעובדים, הדירקטורים לא מבינים, מזג אויר, מחסור בעובדים, בחומרי ייצור ועוד.
הכול תלוי באחרים? היכן את?
תוצאת תמונה עבור שריון צבאני מנסה לחדור את השריון העבה שלה ,ללא הצלחה. "כול הבעיה באחרים ולכן גם הפתרונות בידיהם".ממש כמו צב היא מכניסה ראש ורגלים בכול איום חיצוני ומתעלמת מהנסיבות כאילו אינן בשליטתה.
אם כך, אין לך השפעה על התוצאות?
היא מסכימה. "זה נשמע אולי לא הגיוני ,אבל זאת האמת".
כיון שהיא מייחסת לאחרים את ההשפעה על המצב הגרוע, גם הפתרונות בידיהם משמע לה אין שליטה. ניתוח כזה של המציאות שלה משפיע עליה באופן הבא (תאוריית הייחוס /פרופ' הרולד קלי ):

  •  העמדה שלה- "אין מה לעשות, הם {ההנהלה} לא מבינים את העומס, לא מאשרים מספיק עובדים"
  • הרגשות שלה-תסכול, הקטנת בטחון עצמי
  • השפעה על ההתנהגויות שלה -היא יורדת בקביעות לפסי הייצור עובדת עם העובדים ,עסוקה מעל הראש בעבודה, בכך מקבעת את המצב ומצדיקה את חוסר הזמן שלה לנהל.
יעל  איננה מנהלת. היא מתפקדת כראש צוות. במצב כזה, לא נראה פתח  לשינוי.
תוצאת תמונה עבור כניעהבפגישתנו יעל אטמה עצמה. כול דרך שניסיתי לסדוק בשאלותיי את חומת המגן שלה, כדי לשמוע היכן היא רואה את יכולתה להשפיע על המצב, לא הועילה. היא חזרה על גרסתה מכול כיוון ודרך. שורתה התחתונה היא: "אין לי השפעה על המציאות".
"יעל,  את מבינה שבדברייך אלו את מרימה ידיים.מי יעשה את השינוי אם כך?"  
 כשמנהלים מייחסים לאחרים את הכוח והשליטה על המצב הם  מוציאים מידיהם, במו ידיהם,  את האפשרות לנהל ובוודאי לא יוכלו להנהיג.
שתפתי את המנכ"ל שאני קורבה להחלטה שאין סיכוי לשיפור .המנכ"ל היה ספקן מאד לגבי הסיכויים לשינוי מראש אך עדיין לא רצה להרים ידיים. החלטנו שאמשיך פגישה נוספת .
מה יהיה עם יעל ?
היא סוגרת עצמה לראות את האחריות שלה, את החלק שלה, את יכולתה  להשפיע ולשנות. אם תמשיך כך,  לא אוכל לסייע לה לעשות את השינוי המצופה ממנה: להתחיל לנהל ועוד יותר מכך להנהיג.
היא עוד לא יודעת, אך המנכ"ל יאלץ להיפרד ממנה.
כול עוד דברנו  על האירועים , היא נשארה בעמדותיה , כמו משוריינת המגינה על עצמה מפני כול התבוננות פנימה . 
הורדתי מהמדף במשרדי קופסת קלפי השראה מצוינים ( Points of you ).
באמצעות התמונות והמילים הצמודות אליהן, היה עליה לענות על 5 שאלות:
1.    מהו הנושא האמיתי?
תוצאת תמונה עבור ידיים במעגל
2.    מה מקדם אותי?אילו איכויות עומדות לרשותי?
3.    ממה אני נמנעת?מה מעכב אותי?
4.    מה דרוש לפתרון?למה לשים לב?
5.    מהי התובנה?מה עלי לעשות?
לאחר שעה ,של עבודה עם אסוציאציות לתמונות ומענה לשאלות, יעל יצאה עם תובנות חדשות :"אני יותר חברה ממנהלת. חוששת לאבד את החברות עם העובדים. הרבה פעמים אני עושה בעצמי במקום להגיד לעובדים שיעשו ,נמצאת אתם במעגל השווים ...אין מי שמוביל" ..
נשמתי לרווחה. בזכות האסוציאציות, שעלו דרך התמונות שבקלפים ,יעל העלתה והבינה חלקים פחות נגישים ומודעים בהתנהגותה . היא הצליחה סוף סוף להעביר  את מבטה אל עצמה פנימה, העלתה תובנות שהיו קיימות אך מוסתרות מפניה. היא הסכימה ,בלי לתכנן זאת מראש, להשיל מעליה את המסך שמטשטש את אחריותה מפניה .
השינוי החל, כשיעל לקחה אחריות על המצב והבינה מה  מהותו של השינוי שעליה לעשות. ומכאן כבר יכולתי להמשיך לעבוד איתה, כדי לתמוך בתהליך השינוי שעליה לעבור מול עובדיה וקודם כול מול עצמה..

כשמנהלים שלכם מייחסים לאחרים את הכוח והשליטה על המצב, 
הם  זקוקים לעזרה כדי לגבור על חששות ופחדים, 
שחוסמים  את יכולתם לנהל .

  •