שיטה פשוטה למיון וארגון המידע - הדרך שלך לשפר שיטות הניהול

נועם מנהל ש"צנח" מחוץ לחברה ,

הגיע על סמך כישורים אישיים ,אכפתיות, מסירות, יצירתיות גדולה מאד. ללא כול ניסיון ניהולי. כדרכם של אנשים יצירתיים מאד, גם נועם שופע רעיונות כמו מזרקה. עם זאת, מתקשה לשמור על סדר וארגון בהוצאתם לפועל. נועם ביקש להיפגש איתי כדי לשפר את שיטות הניהול  שלו.

 נועם הגיע לפגישה  ואמר :"את יודעת אין שום משבר..סה"כ הדברים עובדים ממש טוב, אני מרגיש שלמדתי הרבה בתהליך האימון . אני כבר הרבה יותר מנהל מעובד, שהייתי בתחילת הניהול שלי".

טוב מאד, אמרתי.

 אם כך, על מה תרצה שנתמקד בפגישתנו  היום?

נועם הוציא מהתיק  3 מחברות מסמורטטות

 וקלסר עב כרס ששוקל כמה ק"ג  ואמר: "  אסתכל כאן, בבלגן שלי, אם אני מוצא מה שכתבתי ,כדי לדעת מה אני רוצה לדבר אתך."

ההמשך כבר היה ברור לי. 

העובדה שהניהול שלו   רגוע הרבה יותר, הינה אפשרות והזדמנות לשפר עוד ועוד, ע"י בחינת מרכיבים שונים בסדר היום שלו, מציאת תובנות ושיפורן.

הזדמנויות אותנטיות שכאלה, הן מקפצה לאימון,

 כיון שנובעות ישירות מהמנהל וסביבת העבודה שלו. הצעתי לעבוד על שיטת הסדר וארגון המידע שלו.

"מה השיטה שלך בארגון המידע והניירת ?"

נועם: "אין שיטה. יש בלגן אחד גדול".

איך אתה מסתדר?

מסתדר...לאט לאט. מחפש כול פעם בין כול הניירות, אם יש משהו שאני זקוק לו.

עברנו על הקלסר והמחברות. נועם זרק 90% מהדפים שכבר אינם רלוונטיים. 3 ק"ג נייר. חזר מהפח בחיוך רחב "הלוואי והייתי יכול לרדת ככה במשקל.. כבר אני מרגיש הרבה יותר קליל. איזו הרגשה נהדרת".

את אלו שהשאיר מיינו  לתיקיות לפי קטגוריות : עובדים, פרויקטים, פיתוח, מנכ"ל, פרסום ושיווק .

בסיום פגישתנו נועם לקח על עצמו משימות :

1.    עיצוב מחודש של  טופס שביעות רצון מיושן ,שאיננו הולם את פני המקום.
2.    לכתוב ולתייק אך ורק בקלסר.

דברנו על השיטה.

• ·        סדר וארגון -מי שאין לו את הכישורים האלה מלידה, חשוב שיסגל  לו שיטה שעם הזמן תהפוך להרגל, שתתמוך בביצוע מסודר.
• ·        השיטה נלמדת ומאפשרת לך לחזור אליה בכול יום מחדש.
• ·        הסדר שנוצר מאפשר לך להגיע מוכן לפגישות עם עובדים, מנכ"ל , לקוחות או הנהלה כשאתה יודע מה היה ומה הולך לקרות.
• ·         מיקום מקצועי ותדמיתי שמשדרג את מקומך כמנהל בעיני לקוחות, עובדים וממונים.
• ·        חסכון בזמן- אתה יודע בדיוק איפה שמת כול מסמך.

שליטה שלך במידע =הגדלת הביטחון העצמי